Öğrenci Bilgi Sistemi, Ön lisans, Lisans, Yüksek Lisans, Doktora, Yabancı Dil Hazırlık gibi birçok farklı yapıdaki öğrencilerin başvuru ve kayıtlanmasından mezuniyetine kadar olan tüm akademik süreçlerinin hatasız ve eksiksiz olarak yürütülmesini sağlar. Sistemin parametrik ve esnek yapısı, değişen ihtiyaçlara hızlı bir şekilde cevap verilmesine olanak sağlar. Kullanıcı dostu ara yüzleri, anlaşılır, hızlı ve fonksiyonel kullanım imkânı vermektedir. Öğrenci Bilgi Sistemi; Öğrenci işleri, Öğretim elemanları, Öğrenci ve Dış kullanıcılar olmak üzere 4 kullanıcı grubunun kullanımına sunulmaktadır. Sistem, web tabanlı bir yazılım olduğu için, kullanıcılar kayıtlanma, ön kayıt, not girişi gibi tüm işlemlerini internet erişimi olan her yerden kolayca yapabilirler. Tüm başvuru süreçleri (Yatay Geçiş, YÖS, Enstitü,Güzel Sanatlar ,Özel Yetenek vb) online olarak işletilebilmektedir.Öğrenci İşleri Modülünde Tıp Fakültesi akreditasyonu mevcuttur. Enstitü öğrencilerinin kayıtlanmadan mezuniyet aşamasına kadar tüm ders ve tez aşamalarının takibi yapılabilmektedir.Yöksis, Asal, KYK, Banka vb tüm web servislere entegre durumdadır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, tüm elektronik belge süreçlerinin yönetimini sağlayan ve Üniversite Bilgi Yönetim Sisteminin diğer tüm modülleriyle bütünleşik olarak çalışabilen bir üründür. Elektronik Belge Yönetim Sistemi, TS 13298:2009, TS 13298/T1:2012 ve TS ISO/IEC 25051:2011 standartlarına yönelik uyum belgesi almış ilk kamu kurumu yazılımıdır. Kurumun ihtiyaçlarına ve yapısına uygun olarak özelleştirilebilir, güvenli ve güvenilir belge yönetim sistemi ile birlikte arşiv alt modülünden oluşmaktadır. Kurumun iş akış süreçlerine uygun olarak tüm elektronik belge ve dokümanların resmi yazışma usul ve esaslarına göre üretilmesi, elektronik/mobil olarak imzalanması, dağıtılması ve takibini sağlar. Bunun yanısıra, KEP, EYP,E-Tebligat ve diğer E-Devlet entegrasyonları ile birlikte, belge paylaşımını hızlı, kolay ve verimli hale getirir. Böylelikle etkileşimli ve sürdürülebilir bir kurum altyapısı oluşturulmasına yardımcı olarak zaman ve işgücü tasarrufu sağlar.

Personel bilgi sistemi, personel daire başkanlığı tarafından yürütülen tüm süreçler ile akademik birimler tarafından yürütülen personel işlemlerinin mevzuata uygun olarak daha hızlı ve hatasız olarak yapılmasını sağlamaktadır.Personel bilgi sistemi, kadroların tanımlanmasından raporlanmasına, ilana çıkılmasından atama aşamasına, idari ve akademik personellerin atamasından ayrılmasına kadar olan tüm süreçlerin hızlı ve doğru olarak yönetilmesini sağlar. Bu bağlamda akademik personeller için kadroya kullanım izni alınması, ilgili kadro için ilan süreci, ilan sürecinin sonuçlanması ve atama yapılması, atama yapılan kişinin kurumdan ayrılmasına kadar olan tüm süreç sistem üzerinden takip edilmektedir.Sürekli işçilerin(4D) görev yerlerinin belirlenmesi, izinlerinin kontrolü, prim günlerinin girilmesi ve görevlendirmeleri sistem üzerinden yapılabilmektedir.Üniversitedeki tüm personellerin NVI’den çekilen kimlik, adres, iletişim ve aile bireyleri bilgileri gibi kişisel bilgileri ile özlük bilgilerinin yanında, kadro bilgileri, idari görevleri, geçici görevlendirmeleri, kurum içi görevlendirmeleri, memuriyeti boyunca sahip oldukları tüm unvan bilgileri, akademik unvanları, öğrenim bilgileri, yabancı dil bilgileri, askerlik bilgileri, sendika bilgileri, aldığı hizmet içi eğitim ve sertifika bilgileri, borçlanılan hizmetleri, diğer SGK kuruluşlarındaki hizmetleri ile disiplin cezası bilgileri ve hizmet bilgileri personel bilgi sistemi tarafından kapsanmaktadır. İdari ve akademik personellerin kıdem süresinin sistem tarafından otomatik hesaplanmasının yanında profesörlük süresi, doçentlik süresi, teknik hizmetler sınıfı ve sağlık hizmetleri sınıfında geçirilen süreler gibi özel amaçlı hizmet süreleri de otomatik olarak hesaplanmaktadır. Hizmet Takip Programı(HİTAP) entegrasyonu mevcuttur. Tek ekranda personelin sistemdeki bilgileri ile Hitap’taki bilgilerinin karşılaştırmalı kontrolü yapılmaktadır.Terfi işlemleri toplu olarak yapılabilmekte, isteğe bağlı olarak terfi işleminin sonucu otomatik olarak HİTAP'a gönderilebilmektedir.Görev süresi dolan akademik personellerin toplu olarak görev süresi uzatma işlemi yapılabilmektedir. Kamu görevinden çıkarılanlar ile mecburi hizmetini yerine getirmediği için yeniden atanamayacakların sistemde tutulması için kara liste oluşturulmaktadır.Kişisel Memur İşlemleri uygulması ile kurum personelleri izin formlarını, sicil özetlerini, nüfus suretlerini ve hizmet belgelerini talep edebilir, elektronik imza süreci sürecini sistem üzerinden takip edip, belgelerini alabilmektedirler.Akademik kadrodaki kişilerin geçici görevlendirme başvuruları kişi tarafından yapılabilmekte, görevlendirme belgesi oluşturulup elektronik belge yönetim sistemi entegrasyonu ile onaya çıkılabilmektedir.Aynı zamanda kurumda görev yapan kişiler, özlük bilgilerini ve izin bilgilerini takip edebilmekte, izin belgelerini sistem üzerinden e-imzalı olarak alabilmektedir.

Yabancı Dil Modülü, İngilizce, Arapça, Tömer gibi hazırlık programları okuyan öğrencilerin Öğretim yıllarına ilişkin tüm not ve yoklama işlemlerinin yapılabildiği bir modüldür. Kur bazında sınav planları oluşturulabilir ve bu sınavlara ait sınav organizasyonları yapılabilmektedir. Seviye Tespit Sınavları uygulanabilmekte, sınav sonuçları için belirlenen puan aralıklara göre belirlenebilecek kur-şube tanımlarına göre homojen olarak dağılım yapılabilmesine imkan verilmektedir. Şubelere danışman tanımlalamaları ve Hazırlık programı için oluşturulan derslerin öğrenci üzerine aktarılması gibi işlemlerde sağlanabilmektedir. Öğrenciler Öğretim yıllarına ilişkin tüm not, yoklama, sınav sonuçlarına göre mezuniyet ve muafiyet işlemleri yapılabilmektedir. Başarısızlık sebebiyle ilişik kesme işlemleri yine Yabancı Diller modülünden yapılabilmektedir. Sisteme öğrencilerin not ve devamsızlıkları kurumun tercihine göre seçilebilmektedir. Kurum yönetmeliğine bağlı olarak, sınav notu ve devamsızlık bilgilerinin dersi veren öğretim elemanına yaptırabildiği gibi, ilgili şube için belirlenen danışmanın bu işlemleri yapabilmesi olanak sağlanmaktadır.

Bilimsel Araştırma Projeleri Bilgi Sistemi, üniversite bünyesinde, BAP yönetmeliklerine uygun olarak yürütülen projelere ait tüm süreçlerin işletilebildiği bir ÜBYS modülüdür. Proje başvurularının online olarak alınabilmesinin yanı sıra ara raporların ve sonuç raporlarının takibi ve yönetimi , personel değişikliği, ek bütçe, kalemlerarası aktarım, ek süre, proje dondurma, avans ve satın alma gibi tüm taleplerin yönetilebilmesi BAP modülü üzerinden hızlı ve etkin bir biçimde sağlanabilir. Yöksis entegrasyonu ile yürütülen tüm projeler anlık olarak YÖKSİS bilgi sisteminde de güncellenmektedir. Yetkilendirme kapsamında kullanıcılara atanabilen roller (bap ofis, komisyon üyesi, raportör, yürütücü vb) tüm BAP süreçlerinin işbirliği içerisinde yürütülebilmesini sağlar. EBYS entegrasyonu ıslak imza gereksinimlerini ortadan kaldırarak süreçlerin hızlandırır. Satın alma modülü entegrasyonu ile de tüm satın alma süreçleri en alt detaya kadar yönetilebilir ve takip edilebilir.

Akademik Personel Bilgi Sistemi, akademik personellerin bilimsel nitelikteki yayınları ile ortak ve bireysel çalışmalarını bir platformda birleştirmek, bu verilerden Akademik CV oluşturmak, kurumsal ve bireysel raporlar ve istatistikler alabilmek gibi işlemlere olanak sağlamaktadır. Akademik Performans Bilgi Sistemi, dış dünyayı Akademik personelin çalışmaları konusunda bilgilendirmek ve Kurum içerisindeki diğer otomasyonların ilgili süreçlerini desteklemektedir. İlgili modüllerle entegre çalışabilen Akademik Performans Bilgi Sistemi; Personel Bilgi Sistemine girilen bilgileri entegre olarak çekmekte, Kurumsal Değerlendirme Modülüne ise bilgileri entegre olarak gönderebilmektedir. Akademik Performans Bilgi Sistemi dinamik olarak yazılmış olup, yazılımda herhangi bir değişikliğe gerek duymaksızın ekrandan sistem kullanıcılarının tasarlayabileceği şekilde hazırlanmıştır. Akademik çalışma tipleri kurumun belirlediği özelliklere göre tanımlanabilir. Sınırsız sayıda akademik çalışma tipleri ve bu tiplere ait sınırsız sayıda kuruma özel özellikler eklenebilir. Tanımlanan çalışma tiplerinin sistem içerisinde hangi özellikte kullanılacağı kullanıcı tarafından belirlenebilir. Akademik Çalışma sahipleri sisteme kurum içi ve kurum dışı olmak üzere her iki türlü de eklenebilir. Yazar sırası sistemde belirlenebilir ve kurum içi personellerden birinin akademik çalışmayı eklemesi kurum içi diğer personelin cv’sine otomatik olarak eklenir böylece sistem içerisinde kayıt tekrarı engellenmiş olur. Yöksis’e girilmiş bilgiler anlık olarak sisteme tekrarlı bilgi girişi yapmadan aktarılabilmektedir. Akademik teşvik süreci sistem üzerinden yürütülerek, puan ve ücret hesabı otomatik olarak yapılabilmektedir.

Uzaktan Eğitim Sistemi, mekandan bağımsız olarak öğrenci, öğretim elemanı ve eğitim kaynaklarının bir araya getirildiği, Öğrenci Bilgi Sistemi ve Ölçme-Değerlendirme modülü ile tamamen entegre şekilde çalışan bir sistemdir. Uzaktan Eğitim Sisteminin asıl amacı; yönetim , öğrenci işleri, öğretim elemanları ve öğrenci süreçlerinin yönetilebilmesi, süreçlerin kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmesinin sağlanmasıdır.Bu nedenle bilgisayarların yanında tüm mobil cihazlardan rahatlıkla ulaşılabilmesi amaçlanmıştır. Platformdan bağımsız olarak tasarlanan bu sistemde öğretim elemanı ve öğrenciler arasında online tartışma, mesajlaşma olanağı sunulmaktadır. Eğitim videolarında belirlenen dakika aralıklarına soru eklenmesi ve öğrencinin soruya vereceği cevaba göre göre videonun devamının izlenebilmesi gibi interaktif seçenekler de sunulmaktadır. Ayrıca online sınav modülü ile öğrencilerin sistem üzerinden sınav yapılabilmesi, sonuçların hesaplanması ve oluşan sınav notların otomatik olarak sisteme işlenmesi sağlanabilmektedir.

Teknoloji Transfer Ofisi sistemi, üniversitelerin Teknoloji Transfer Ofislerinin proje kayıt ve takip süreçlerini kolaylaştıran, bütünleşik bir ÜBYS modülüdür. Teknoloji Transfer Ofisi modülü, üniversite ve sanayi işbirliği çerçevesinde, firmaların ÜBYS sistemine entegre olmasını sağlayacak tüm fonksiyonları (firma kayıt, akademik personel arama, iş ilanları, satın alma ve teklifler vb.) barındıran ve dış paydaşlara açık olan bir üründür. Dinamik yapısı sayesinde TTO birimlerinin değişken ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde cevap verebilmektedir.

İdari Performans Bilgi Sistemi ile idari personellerin pozisyon ,görev tanımları ve sistem yetkileri idari amir tarafından yapılır.Görev tanımı formu alınabilir. Kişilere idari amir tarafından yapacağı iş bilgisi eklenilerek süre kısıtlaması sağlanır. İdari amirler; Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerindeki yetkileri bu modül üzerinden astlarına atayabilir.

Sürekli Eğitim Merkezi Sisteminde, sürekli eğitim merkezi tarafından verilen kurs, sertifika programları, seminer/konferans ve Sürekli Eğitim Merkezi bünyesinde gerçekleşen diğer etkinliklere ait tüm süreçler işletilebilmektedir. Seritifikalar E-imza ile EBYS üzerinden imzalanmaktadır.

Satın Alma Bilgi Sistemi, doğru ürünün doğru miktarlarda ve doğru kaynaktan uygun fiyatla edinilebilmesi ve doğru yere, doğru zamanda teslim edilmesini sağlayan ÜBYS modülüdür. Malzemelerin ve hizmetlerin kesintisiz olarak akışını sağlamayı, envanteri yönetmeyi ve birim maliyet, teslim süresi ve elde bulundurma maliyetlerini göz önüne alarak en uygun maliyetle satın almayı hedefler. Satın alma taleplerinin sistem üzerinden takibini sağlayacak onay mekanizmaları kolaylıkla oluşturulabilir. İhale adımlarındaki detaylı bilgilendirmeler kullanıcı hatalarını en aza indirir. Satın alma süreçlerini kapsayan tüm evraklar elektronik olarak oluşturularak zaman ve işgücü tasarrafu sağlanır. İhtiyaç dahilinde EBYS ile bütünleştirilmiş satın alma evrakları ıslak imza ve evrak dolaşım gereksinimlerini ortadan kaldırarak süreçleri hızlandırır.

Üniversite lehine veya aleyhibe açılan davaların ve soruşturma süreçlerinin yönetimini sağlayan ÜBYS modülüdür. Dava ve soruşturmalara ait tüm bilgiler üniversitelerin ilgili birimleri tarafından kayıt altına alınabilmekte ve otomatik olarak raporlanabilmektedir.

Her sınav tipine uygun, esnek yapılı olarak planlanan bu modülde, soruların bir soru bankasında toplanıp, bu sorulardan istenilen özelliklerde sınav oluşturulabilmesi ve alınan sınav sonuçlarının istatistiksel olarak analizlerinin yapılabilmesi amaçlanmıştır. Sınavlar yalnızca belli bir tarih ve saat için uygulanabileceği gibi, belirli bir tarih aralığında katılıma imkan sağlayacak şekilde geniş zamanlı olarak da uygulabilmektedir.İster optik okuyuculu, ister çevrimiçi yapılan sınavların sonuçları bilimsel, çok yönlü ve esnek raporlarla değerlendirilerek elde edilen istatistiki sonuçlar ile geçerlik ve güvenirlik analizleri gerçekleştirilebilir. Bu sayede sınav katılımcılarının eğitim haritaları çıkarılabilir, öğrenilen kazanımlar çoğaltılabilir ve öğretimde verimliliğin artması sağlanır.

Üniversitenin tüm birimlerine ait stok takibi ve analizlerinin doğru bir şekilde yapılabilmesi, birimlerden gelen tüketim ve dayanıklı taşınır ihtiyaçlarına ait süreçlerin yönetimi ve bu taleplerin en ucuz ve doğru şekilde karşılanmasını sağlayan ÜBYS modülüdür. Malzeme Yönetimi, malzeme talebinin planlanması ve satın alma aşamasından, muayene kabul işlemlerine kadar olan tüm süreçleri kapsar. Yapılan tüm talep, satın alma ve kabul işlemlerine ait evraklar elektronik olarak sunulduğundan kağıt ve zaman israfının önüne geçilir.

Kurum içi ve kurum dışı araştırmacılar sistem üzerinden kurullara başvurmaktadır. Başvuru sırasında araştırmacı tüm dokümanları uygulamadan sisteme yükleyerek online başvurusunu tamamlamaktadır. Başvuru sahibinin doldurması gereken formlar bildirgeler var ise, başvuru esnasında kullanıcının karşısına dikkat çekici şekilde gelmektedir. Etik Kurul Toplantı planı yine sistem üzerinden yapılmaktadır. Toplantı tarih, saat ve yeri belirlenerek ilgili tarihte toplantıda görüşülecek başvurular seçilerek toplantı gündemi oluşturulmaktadır. Toplantı gündemine alınan bir başvuru toplantıda görüşüldükten sonra alınan karar bilgisi sisteme girilerek kullanıcıya bildirilmektedir. Başvurular başvuru numarası ile kayıt edilmekte ve başvuru sahibi bu numara ile başvurusunu sorgulayarak son durumu görüntülemektedir.

Üniversitemizin aktif ve mezun olan öğrencilerin özgeçmişlerini oluşturabildikleri, oluşan özgeçmişin çıktısının alabildikleri ve mezun bilgi sistemindeki bilgilerin mezun portalına iletilebilidği bir sistemdir.Mezun Takip Sistemi sayesinde kurumumuz öğrencilerin özgeçmiş bilgilerinden son güncel kariyer bilgilerine erişebilirken, mezun öğrencilerimiz de dönem arkadaşlarının güncel bilgilerine erişebilir, kurumla ve dönem arkadaşlarıyla irtibat kurabilirler.

Varlık Yönetim Sistemi, kuruma ait tüm taşınır ve taşınmaz varlıkların kaydedilip takibinin yapılabildiği ÜBYS modülüdür. Özelleştirilebilir ve uyarlanabilir yapısı sayesinde tüm varlık türleri sisteme kolaylıkla aktarılabilmektedir. Servis talep modülü ile entegrasyonu sayesinde bakım ve onarım gerektiren tüm varlıkların ilgili süreçleri ÜBYS üzerinden takip edilebilmektedir. Malzeme Yönetimi modülü entegrasyonu sayesinde malzemelere ait varlık kayıtları otomatik olarak oluşturulabilmekte ve raporlanabilmektedir. Kayıt altına alınmış tüm veriler kurumların ihtiyaçlarını karşılayabilecek özelleştirilebilir raporlarla izlenebilir.

Öğrenci topluluk ve etkinlik süreçleri sistem üzerinden yürütülmektedir. Topluluk kurmak isteyen öğrenci sistem üzerinden üyeleri, topluluk bilgilerini ve danışman bilgilerini tanımlayarak topluluk kurma talebini oluşturmaktadır. Sistem üzerinden gerekli formlar otomatik olarak oluşturulmaktadır. Topluluk oluşturma ile ilgili karar bilgileri de sistem üzerinden SKS Ofis çalışanları tarafından girilebilmektedir. Aynı şekilde etkinlik oluşturmak isteyen öğrenciler sistem üzerinden gerekli bilgileri girerek etkinlik talebi oluşturabilmektedir. Bu süreçte de gerekli formlar sistem üzerinden otomatik olarak üretilmekte, sürecin sonlanması ve karar girişleri de sistem üzerinden yapılabilmektedir. Üniversite bünyesinde gerçekleştirilen kurslar, kurs talepleri de sistem üzerinden takip edilebilmektedir. Sosyal market modülü ile ihtiyaç sahibi öğrencilerin kurumda bulunan sosyal market biriminden yararlanması sağlanmaktadır. Öğrenciler online olarak başvuru yapıp randevu ile birime gelip ihtiyaçları karşılanmaktadır. Piskolojik danışmanlık modülünde piskolojik danışmana kullanıcılar çalışma saatleri içerisinde online olarak danışmanlık başvurusu yapabilmektedirler.Halı saha modülünde sistem kullanıcısı olan veya olmayan kişiler halı saha kullanımı için online olarak başvuruda bulunabilmektedirler. Konferans salonu ve fuaye rezervasyon modülünde sisteme tanımlanan konferans salonu ve fuaye alanlarına kullanıcılar online olarak kullanım başvurusunda bulunabilmektedirler.

Ek ders bilgi sistemi, öğretim elemanlarının haftalık ders yükü bildirimlerinin ve sınav ücret formlarının hazırlandığı sistemdir. Ders yükü bildirim formu sistem tarafından öğretim elemanlarının haftalık ders programı ve idari görev kontrolüne göre otomatik olarak hesaplanmaktadır.Öğretim elemanının sisteme eklenen telafi dersleride ek ders hesabına eklenmektedir. Ders yükleri hesaplanırken resmi tatil ile öğretim elemanının geçici görevlendirme ve yıllık izin bilgileri de sistem tarafından dikkate alınmaktadır. Ders yükü bildirimi öğretim elemanı ve ilgili birimin yetkili kullanıcısı tarafından oluşturulabilmektedir.Oluşturulan ders yükü bildirim formu ve sınav ücret formu Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne gönderilerek, imza süreci işletilmekte, işletilen imza süreci ek ders bilgi sistemi üzerinden takip edilebilmektedir. Ders yüklerinin oluşturulmasıyla, aylık puantaj birim bazılı olarak oluşturulabilmektedir.

Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi, üniversitelerin kalite güvence süreçlerini hedef alan, yönetimsel bilgi sağlayan, ÜBYS ile bütünleşik olarak çalışan bir sistemdir. Strateji Yönetim Bilgi Sistemi, üniversitenin misyonu ve vizyonu doğrultusunda oluşturulan plan çerçevesinde, hedeflere ulaştıracak stratejinin belirlenmesi ve yönetimini sağlar. Hedefler doğrultusunda uygulanacak faaliyetlerin ve bütçenin yönetimi kolayca uygulanabilir. Strateji Daire Başkanlığı ve diğer birimler, harcamalar ve göstergeler ile ilgili kayıt ve izleme prosedürlerini işbirliği içerisinde gerçekleştirebilir. Böylelikle, kurum içerisinde sürekli bir iyileştirme ortamı kurulabilir. Kayıt edilen veriler sayesinde, faaliyet raporları da dahil olmak üzere tüm raporlar ek bir çaba gerektirmeden otomatik olarak oluşturulup izlenebilir.

Kurumsal Değerlendirme Analizi, Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm modüllerden otomatik çekilen verilerin tablolar ve grafiklerle görüntülenebildiği bir sistemdir.

Mezuniyet işlemleri başlatılan öğrencilerin otomatik olarak öğrencilerin ilişik kesme süreçleri sistem üzerinden yapılabilmektedir. Öğrencilerin mezuniyet işlemleri başlatıldığı sırada öğrencinin otomatik olarak ilişik kesme süreci başlamaktadır. İlişik kesme sürecinde onay vermekle sorumlu birim ve kişiler kurumdan kuruma değişiklik gösterebilmektedir her kurum dilediği şekilde sorumlu birimleri (Kütüphane, Danışman, SKS ve Taşınır Kayıt yetkilisi vs) sürece dahil edebilmektedir. Sorumlu kişi / birimler tarafından onaylanan belge Elektronik Belge Yönetim sistemine otomatik olarak aktarılarak imzalanmaktadır. Öğrenciler İlişik Kesme Sürecinde görevli kişilerin Onay ve red durumlarını online olarak kendi ekranlarından izleyebilmektedirler. Bu aşamadan sonra mezuniyet işlemleri tamamlanmış olacak öğrenci ile sonraki dönemlerde de iletişimi koruyabilmek için süreci izleyebilmesi için özgeçmişindeki güncel iletişim bilgilerini doldurması gerekmektedir. Öğrenci "İlişik Kesme Belgesini" e-imzalı olarak kendi sisteminden de indirebilmektedir. Buna ek olarak YÖK tarafından yeni zorunlu hale getirilmiş olan "Yatay geçişinde engel olmadığına dair belge" içinde bu sürecin benzeri uygulanmaktadır. Farklı olarak belgeyi öğrenci kendi sayfasından talep etmekte ve yatay geçiş istemiyle ilişik kesme sürecini başlatabilmektedir. Tüm onaylar verildikten sonra EBYS üzeirnden imzalanan belge yine öğrencinin kendi sisteminden e-imzalı olarak indirebilmektedir. Süreçlerde yer alan belgelerin taslakları ile onay- imza süreçleri kurumun yönetmeliğine göre dinamik olarak düzenlenebilmektedir.

İç Kontrol modülü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında, kurumun tüm iç kontrol süreçlerinin yönetimini sağlayan bütünleşik bir ÜBYS modülüdür. Eylem planlarının tanımlanması, yönetilmesi, birimlerle paylaşılması, veri girişlerinin yapılması ve raporlanması da dahil olmak üzere tüm iç kontrol etkinliklerini daha yönetilebilir kılmaktadır. Strateji Daire Başkanlığı, Üst Yönetim ve diğer birimler arasındaki tüm işbirliği adımlarını ÜBYS içerisine taşımakta ve zaman ve işgücü tasarrufu sağlamaktadır. Strateji Daire Başkanlığı ve Üst Yönetim, iç kontrol modülü ile birlikte tüm eylem planı ve izleme süreçlerini, kayıt edilen veriler üzerinden otomatik olarak oluşturabilmekte ve raporlarla takip edebilmektedir.

Kurum gösterge raporu sistemi, UBYS den üretilen yada üretilmeyen farklı türdeki tüm göstergelerin tarihsel olarak raporlanabildiği ve istenilen formatta liste yada grafiksel olarak sunulabildiği sistemdir. Bu altyapı ile YÖK Kalite Birimi tarafından istenen "YÖK KALİTE RAPORU" istenilen yıl için sistemden anlık ve güvenilir veriler ile oluşturulabilmektedir.

Sistem üzerinden her türlü soru tipine(tekli ve çoklu seçim, derecelendirme, matris, açıklama) göre anket oluşturulabilmektedir. Oluşturulan anketler zorunlu ya da isteğe bağlı olacak şekilde kişilerin karşısına gelmektedir. Link üzerinden kurum dışı kişilere de anket sunulabilmektedir. Anketlere ilişkin frekans analizi sistem tarafından oluşturulmaktadır.

Kalite Döküman Yönetim Sistemi elektronik ortamda kalite faaliyetlerinin ve dokümanlarının takibinin yapılmasını sağlar. Kalite Yönetim Sisteminde, yapılan değişiklikler ve işlemlerle ilgili verilerin takip ve kontrolü, Kalite Yönetim Temsilcisi ile çalışanları tarafıdan yapılır. Dokümanların güncel kalması ve kurum tarafından takip edilebilir olması sağlanır. Kalite Yönetim Sistemi, yapılan kalite faaliyetlerinin kurum içerisindeki iletişimini, izlenmesini ve kontrolünü sağlar. Kalite yönetim sisteminden yapılan belge taleplerinin imza süreçleri Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden yürütülür. İmza süreci tamamlanan belgeler kullanılmak üzere sistemdeki yerlerini alırlar.

Kullanıcılar sistem üzerinden dilek, şikayet ve öneri taleplerini iletebilir. Girilen bu talepler kurum yetkilisi tarafından görüntülenip kontrol edilerek işlem yaptırılabilir yada ilgili birime gönderilerek inceleme yaptırılıp geri dönüş alınması sağlanabilir.

Geliştirilen mobil tasarım ile üniversite hakkında tanımlanan genel bilgiler,yemek listesi, kampüs içinde konum, kampüs otobüs saatleri, dahili telefon bilgisi, üniversite birimleri ile ilgili temel bilgiler, Ebys süreci (klasör bazında belge listeleme, iptal, havale, paraf, Mobil imzalama)’ni gerçekleştirecek şekilde geliştirilmiştir. Devamında ise öğrenci bilgi sistemi kapsamında, almış olduğu dersleri ve detaylarını görüntüleyebilmeleri, haftalık ders programını listeyebilmeleri,belge talebinde bulanabilmeleri ve imzalanmış olan belge taleplerini görüntüleyebilmeleri(Öğrenci Belgesi,Transkript), öğretim elemanı tarafından eklenmiş ders içeriklerine erişebilmeleri ve anlık olarak mobil uygulama üzerinden uyarılar alarak, ilan edilen ders notlarını görebilmeleri sağlanmaktadır.

Servis Talep Takip İşlemleri Sistemi, kullanıcıların karşılaştıkları sorunların ve taleplerin kayıt altına alındığı, taleplerle ilgili tüm süreçlerin takip edilip yönetilebildiği ÜBYS modülüdür. Servis talep modülü kurumların araç takibi, yapı işleri, bilgi işlem teknik destek ve temizlik hizmetleri gibi tüm iç süreçlerinin yönetimini sağladığı gibi ÜBYS modüllerine yönelik geliştirme ve hata talepleri için de İzmir Katip Çelebi Üniversitesi ve protokol üniversiteler arasındaki temel iletişim kanalını oluşturmaktadır. Tamamen özelleştirilebilir ve uyarlanabilir dinamik yapısı, üniversitelerin kendi iç işleyişleri ile ilgili tüm servis talep süreçlerini sisteme aktarabilmesini sağlamaktadır. Yetkilendirme yapısı servis talep takip işlemlerinin ilgili destek personelleri tarafından yönetimine olanak tanımaktadır. Süreç boyunca kaydedilen tüm veriler istatistiksel olarak takip edilebilmekte ve raporlanabilmektedir.

Kullanıcı sisteme login olduğunda seçtiği kullanıcı grubuna göre yetki alır ve web uygulamaları kullanıcı grubunun yetkilerine bakarak sayfanın açılıp açılamayacağı kontrolü yapılır. Web uygulamalarının içerisindeki servis çağrılarına da ayrı bir yetki mekanizması ile kontrol edilebilmektedir. Bu sayede sayfalardaki fonksiyon ve işlemler için dahi kullanıcı yada kullanıcı grubu bazında yetkilendirme yapılabilmektedir. ÜBYS sisteminin tümü için geçerli olacak birimler, Organizasyon Yönetim Sistemi üzerinden tanımlanmaktadır. Modüller organizasyon ağacını kullanırlarken kendi gereksinimlerine göre organizasyon yapısını düzenleyebilmektedirler. Ayrıca birimlere özel yazışma kodu tanımlanabilmektedir. Elektronik belge yönetim sistemi belgeleri oluştururken burada tanımlanan yazışma kodlarını bu tanımlar üzerinden alınır. DTVT entegrasyonu ile birlikte birimler ve yazışma kodları, web servisler aracılığı ile otomatik olarak da güncellenmektedir. Kurum yapısına uygun olarak sınırsız sayıda pozisyon oluşturulabilmekte olup, kuruma atanan personeller pozisyon ağacı üzerinde ilgili pozisyonla ilişkilendirilebilmektedir. Kişilerin kurum içerisinde birden fazla pozisyonu olabileceği gibi ilgili pozisyonlara vekil de atanabilmektedir. Vekalet mekanizması ile imzanın vekillere devredilmesi sağlanmaktadır. Kişiler pozisyona asil ya da vekil olarak atanabilmektedirler

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında Eylem Planının Oluşturulması, oluşturulan eylem planlarının izlenebilmesi sağlanmaktadır. Kurum Gerçekleştirme Raporunda yer alan karar destek mekanizmaları sayesinde eylem gerçekleşme oranlarının otomatik hesaplanması yapılabilmektedir. Bileşeni Standart ve Şart kapmasındaki eylemlerin gerçekleşme oranlarının grafiksel süreçleri görüntülenebilmekte ve raporlamalar alınabilmektedir. Birim amiri tarafından atanan eylemlerin sorumlu ya da sorumlu olmayan süreçlerinin atanması sağlanabilmektedir.

Merkezi Araştırma Laboratuvarları Koordinatörlüğü bünyesinde bulunan cihazların test için randevu sürecinden verimlilik analizine kadar tüm süreçlerini gerçekleştirmesi amaçlanmaktadır.

Akademik kadroların ilan süreçleri, başvuru ve değerlendirme süreçlerinin online olarak yapılmaktadır. Kişiler akademik ilana online olarak başvurabilmekte ve belgelerini yükleyebilmektedirler. Başvurulara ait jüri değerlendirmeleri sistem üzerinden yapılmaktadır. Kişiler başvurularının süreçlerini aynı sistem üzerinden takip edebilmektedir. Başvuru süreci tamamlanana kadro atamaya hazır halde Personel Bilgi Sistemine gelmektedir.

Çevirimiçi toplantılarda ÜBYS üzerinden toplantı planı oluşturulması ve toplantının ÜBYS üzerinden gerçekleştirilmesi amaçlanmaktadır.

Akademik personelin yararlandığı akademik teşvik sürecinin, başvurudan değerlendirilmesine kadar tüm süreci kapsayacak şekilde, online ortamda yapılması amaçlanmaktadır.

Paydaş Kurumlarda görevli personelin meslekleri ile ilgili bilgi, beceri, performans, verimlilik ve motivasyonlarının artmasını sağlayan planlı eğitim modülüdür. Hizmet içi oryantasyon kapmasında yeni başlayan veya süreklilik arz eden süreçlerin öğrenilmesi, eğitim sürelerinin belirlenmesi ve birim amiri tarafından takip edilmesi sağlanmaktadır. Mevcut durumda var olan İdari Performans Modülü Entegrasyonu ile birim amiri tarafından eğitimlerin takip edilmesi uygulanabilmektedir.